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¿Qué hay detrás de los grandes eventos?

He tenido la oportunidad de ser parte de la organización de stands para grandes eventos y/o ferias, como les quieras llamar. Mencionando a varios están: “Expo Venezuela Potencia 2017” , “Venezuela Digital 2017”, “Expo Día de las Madres 2018” .

Participar en grandes eventos me encanta, realmente lo disfruto desde que comienza el proceso hasta que culmina; se acaba cuando ya lograste el objetivo de participar allí, y tienes un informe completo incluyendo las pérdidas y ganancias, para mí siempre hay ganancia, sea financiera o no.

Entre las cosas que más disfruto, está el interactuar con las personas, conversar y despejarlos de inquietudes respecto a lo que se esté ofreciendo. Me gusta porque me obliga a conocer a fondo todos los aspectos del producto o servicio exhibido, además, observo la aceptación o rechazo de las personas para luego hacer mejoras o cambios radicales, es sin duda un micro-estudio de mercado 100% efectivo.

Ahora quisiera hablar de la parte “mala”: el estrés que se vive para estar allí parado recibiendo a todo tipo de público luego de que ya todo está “armado” (porque nunca termina de estar armado, siempre falta algo), no es normal, es abrumador, días sin dormir o comer bien, y si no tienes experiencia o no te lo tomas con calma si es tu primera vez, puedes llegar a enfermarte de verdad, de clínica y todo.

Estrés y mucho, más si no solo eres un ayudante, sino el responsable de que todo salga bien, agrégale a esto que aparte de ti hayan unas 5 o 6 personas más queriendo aportar y hacer las cosas a su manera. Por otra parte, el jefe confía en que tú puedes hacerte cargo, pero además le da potestad a otros; créeme si no formas un equipo iniciará una guerra de poderes que no te gustará batallar. Ahora bien si el caso es que tú eres el jefe, entonces ocúpate de formar al equipo y que trabajen todos al mismo ritmo.

Lo más importante es la comunicación, expresa tu torbellino de ideas, háblalo, consúltalo, busca opiniones, busca referencias  y comienza a trabajar en lo que se haya decidido en e-q-u-i-p-o como ya dije.

Tener un plan B en los grandes eventos para cada minúsculo detalle es un plus, así no habrá tantos imprevistos (siempre hay es normal). Detrás de lo que ve el público por más pequeño que sea un stand, está un arduo y sacrificado trabajo, dinero (y en muchos casos bastante) gastado quizá en el alquiler de una alfombra para que el piso se vea azul y no cemento por ejemplo, o para tener unas dos sillas y que las personas puedan sentarse a reunirse con los expositores, o en la impresión de un banner para cubrir paredes y tubos.

Son muchísimas las cosas y las personas que hay detrás de los grandes eventos, podría comentar algunas que ahora recuerdo:

Proveedores

Están los que alquilan los inmuebles, las telas y adornos, los que alimentan al personal que está de guardia en el stand, los que instalan la iluminación y el sonido (en varias ocasiones el organizador del máximo evento apoya con este tema), los que hacen e imprimen el material P.O.P, los que sirven de transporte de personal y de equipos. Estos son los más utilizados, sin embargo puede que se omitan algunos de los mencionados, sí con creatividad te las ingenias para conseguir por tus propios medios sin necesidad de pagar a alguien más, alguna de las cosas que necesites.

Administradores

La mayoría de las veces solo hay una persona a cargo del dinero que se requiere para armar un stand. Es lo recomendado, así las cuentas están en una sola dirección, no pasa el dinero por tantas manos y se evitan los problemas financieros innecesarios. Un buen administrador debe tener una hoja ruta que contenga el capital, lo que se estima gastar y en qué se va a gastar, luego lo que ya se ha gastado. Además debe cerciorarse de que se cumplan correctamente los procesos de compra y venta, sin dejar cabos sueltos o un “después arreglamos”, ya que al final del evento esa acción le pasará factura. Finalmente, tiene que ser transparente con el equipo y buscar siempre las mejores opciones.

Personal

Aquí entra todo el equipo, luego están las personas que se necesitan para promocionar (los famosos promotor@s), y en algunos casos está el personal de seguridad (Pues sí, ellos cuidan que nadie se lleve nada y pueden detener o evitar cualquier acto de violencia). A todos ellos, hay que pagarles.

Alguna de las cosas que a veces se hacen en los grandes eventos es, montar guardias, es decir, el personal se rota para que el stand en ningún momento quede solo las 24 horas del día.

En fin, los grandes eventos que promocionan a varias empresas y servicios, llevan meses de planificación, y así como los organizadores se encargan de que todo funcione de manera óptima, y estando al pendiente de todo el personal, desde el que carga los cables para la iluminación hasta el anfitrión u oradores, cada expositor por separado engloba un trabajo significativo.

Como consejo, para quienes les fascina asistir a estos grandes eventos, recuerden que criticar no hará que cambie nada, no conocemos la labor que se hizo, ya que solo vemos el resultado final, hay que colocarse en los zapatos de quiénes están allí dando el todo para el público, pues no sabemos todo lo que les pudo haber costado estar allí atendiéndote a ti.

 #AguasantaEscribe

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